O prazo para guarda de documentos está relacionado com o prazo decadencial e prescricional relativo à constituição de créditos tributários e eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

Este Roteiro trata das regras que envolvem o prazo de guarda dos documentos trabalhistas e previdenciários.

I – Prescrição e decadência

Em linhas gerais, a decadência é a perda do direito pelo titular pelo seu não exercício ao longo de determinado tempo. Por exemplo, é o prazo que a Previdência Social possui para constituir o crédito por meio da lavratura do auto de infração. Nesta hipótese, se não lavrar no prazo estabelecido pela legislação, a decadência atinge o aspecto material do tributo.

Por outro lado, a prescrição refere-se ao direito de cobrar o crédito constituído (lançado pelo fisco ou declarado pelo próprio contribuinte, por exemplo), portanto, refere-se ao direito instrumental (“processual”). Em outras palavras, é a perda do direito de ação.

Ambos institutos são causas extintivas de direitos do titular, em razão de sua inércia durante o tempo estabelecido na legislação.

I.1 – Área previdenciária

Os artigos 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991 (Lei de Custeio Previdenciário) estabeleciam, respectivamente, que o direito da Seguridade Social de apurar, constituir e cobrar seus créditos extinguia-se após o decurso de 10 (dez) anos.

Todavia, o Supremo Tribunal Federal (STF) editou em 16 de junho de 2008, a Súmula Vinculante nº 8 declarando inconstitucionais os artigos 45 e 46 da Lei de Custeio, ao disporem indevidamente sobre matéria de decadência e prescrição. Posteriormente, os artigos 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991 foram revogados pelo artigo 13 da Lei Complementar nº 128 de 19.12.2008, com eficácia a partir de 22.12.2008.

Desde então, o direito da Previdência Social de apurar, constituir e cobrar seus créditos extingue-se após 05 (cinco) anos, prazo esse estabelecido aos tributos federais, conforme art. 173 do CTN.

Fundamentação: arts. 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991, Súmula Vinculante STF nº 8 e arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN).

I.2 – Área trabalhista

O direito de ingressar com reclamatória trabalhista, quanto a créditos resultantes das relações de trabalho, prescreve em 5 (cinco) anos para o trabalhador urbano e rural, até o limite de dois anos após a extinção do contrato, conforme prevê o inciso XXIX do art. 7º da Constituição Federal de 1988.

Fundamentação: art. 7º, XXIX da Constituição Federal de 1988.

II – Situações específicas

Há situações em que o prazo prescricional pode ser suspenso ou ainda, não fluir, como analisaremos a seguir.

II.1 – Menoridade

Para efeitos trabalhistas, não corre prazo prescricional contra trabalhador menor de idade.

Assim, o trabalhador entre 14 (quatorze) e 18 (dezoito) anos, nos termos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não perde o direito de ingressar com ação reclamatória, ainda que decorrido o prazo dos cinco anos.

Há entendimento na doutrina e jurisprudência trabalhista considerando como menor o trabalhador com idade entre 14 a 16 (dezesseis) anos, pois a maioridade civil (capacidade para os atos da vida civil) foi reduzida de 18 anos para 16 anos, com o advento do Código Civil de 2002 (Lei nº 10.406/2002).
Assim, caberá ao empregador analisar qual das interpretações adotará com relação à faixa etária do trabalhador menor.

Entende-se que o empregador deverá manter os documentos e registros relacionados à contratação do trabalhador a partir do momento que completar os 18 anos.

Fundamentação: art. 7º, XXIX da Constituição Federal de 1988, art. 5º do Código Civil (Lei nº 10.406/2002), art. 440 da Consolidação das Leis do Trabalho.

II.2 – Comissão de Conciliação Prévia (CPP)

O prazo prescricional será suspenso a partir da provocação da Comissão de Conciliação Prévia (CPP), recomeçando a fluir, pelo que lhe resta, a partir da tentativa frustrada de conciliação ou no término do prazo de 10 (dez) dias da tentativa da conciliação, conforme prevê o art. 625-G da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Fundamentação: art. 625-G da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

II.3 – Processos em andamento

Muito embora o prazo prescricional seja interrompido por ato judicial que constitua o devedor em mora, ou ainda, por qualquer ato (ainda que extrajudicial) em que se reconheça de forma inequívoca o débito pelo devedor, é recomendável a manutenção dos livros, documentos e registros relacionados ao objeto da discussão, enquanto perdurar o processo seja judicial ou o procedimento administrativo.

Fundamentação: art. 174 do Código Tributário Nacional.

III – Quadros sinóticos – Prazos de guarda

III.1 – Previdenciária

Fundamentação: art. 13 da Lei Complementar nº 128/2008; arts. 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991, Súmula Vinculante STF nº 8; art. 29, VI da Lei nº 12.101/2009 e arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN).

Há quem entenda que o prazo será de 10 (anos) para a guarda dos documentos que envolvam direitos aos benefícios previdenciários dos segurados, com fundamento no artigo 225, §§ 5º e 7º do Regulamento da Previdência Social, aprovado pelo Decreto nº 3.048/1999. Compete ao empregador adotar a interpretação que entender mais acertada e se prevenir diante de eventuais questionamentos pela fiscalização.

III.2 -Trabalhista

*Para os referidos casos não há prazo legal, tratando-se, portanto, de entendimento. Desse modo, nada impede que exista posicionamento diverso ao exposto, situação em que caberá ao empregador adotar o procedimento que julgar mais acertado.

Fundamentação: art. 7º, XXIX, da Constituição Federal de 1988; art. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990; art. 8º da Portaria MTE nº 10/2011; “caput” e § 2º do art. 1º da Portaria MTE nº 235/2003; subitem 4.12., “j” da Norma Regulamentadora nº 4; subitem 5.40, “j”, da Norma Regulamentadora nº 5; subitem 7.4.5.1 da Norma Regulamentadora nº 7; subitem 9.3.8.2 da Norma Regulamentadora nº 9.

IV – Obrigações acessórias – Multas e prazos de entrega

IV.1 – Previdenciária – Multas

Obrigação Multa

Fundamentação: arts. 225, 283, 286 e 287 do Decreto nº 3.048/1999; art. 272, § 14 da Instrução Normativa INSS nº 45/2010; arts. 2º e 8º da Portaria Interministerial MPS/MF nº 407/2011.

IV.2 – Trabalhista – Multas

O valor da unidade de UFIR equivale a R$ 1,0641.

Fundamentação: anexo II da Portaria MTE nº 290/1997.

O valor da unidade de UFIR equivale a R$ 1,0641.

Fundamentação: anexo I da Portaria MTE nº 290/1997

b) de 8% a 40% do valor máximo previsto para a multa aplicável às demais infrações, conforme tabela “IV.2.5” a seguir.
Obs: O valor da multa corresponderá à soma dos valores resultantes da aplicação dos percentuais relativos aos três níveis de critérios anteriores (I, II e III).

Fundamentação: anexo III, “A” da Portaria MTE nº 290/1997

IV.2.4 – Tabela em UFIR do percentual fixo (20%) aplicável a todas as infrações

Fundamentação: anexo III da Portaria MTE nº 290/1997

IV.2.5 – Tabela em UFIR de graduação de multas de valor variável aplicável aos critérios II e III, alínea “b”, da tabela do subitem IV.2.4

Fundamentação: anexo III da Portaria MTE nº 290/1997

IV.3 – Obrigações acessórias – Prazos de entrega

Fundamentação: art. 1º da Portaria MTE nº 228/2011; art. 6º da Portaria MTE nº 10/2011; art. 3º da Portaria MTE nº 235/2003; Manual da GFIP/SEFIP, versão 8.4, aprovado pela Instrução Normativa RFB nº 880/2008.

V – Aspectos previdenciários

V.1 – Multas

A Portaria Interministerial MPS/MF nº 407/2011 alterou o valor das multas previdenciárias, a partir de janeiro de 2011.

Assim, as multas administrativas variam de R$ 200,56 (duzentos reais e cinquenta e seis centavos) a R$ 20.056,64 (vinte mil e cinquenta e seis reais e sessenta e quatro centavos).

Acarretará multa a partir de R$ 1.524,43 (um mil quinhentos e vinte e quatro reais e quarenta e três centavos):

– de preparar folha de pagamento das remunerações pagas ou creditadas a todos os segurados a seus serviços, de acordo com o Regulamento da Previdência Social, aprovado pelo Decreto 3.048/1999 e com demais padrões e normas estabelecidas pelo INSS;

– de se matricular no INSS, dentro de 30 (trinta) dias contados da data do início de suas atividades, quando não sujeitos a inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);

– de descontar da remuneração paga aos segurados a seu serviço importância proveniente de dívida ou responsabilidade por eles contraída junto à seguridade social, relativa a benefícios pagos indevidamente;

– de efetuar os descontos das contribuições devidas pelos segurados a seu serviço;

– de matricular no Instituto Nacional do Seguro Social obra de construção civil de sua propriedade ou executada sob sua responsabilidade no prazo de 30 (trinta) dias do início das respectivas atividades;

– de elaborar e manter atualizado Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) abrangendo as atividades desenvolvidas pelo trabalhador e de fornecer a este, quando da rescisão do contrato de trabalho, cópia autêntica deste documento.

O titular de Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais que deixar de comunicar ao INSS, até o dia 10 (dez) de cada mês, a ocorrência ou a não ocorrência de óbitos, no mês imediatamente anterior, bem como enviar informações inexatas, conforme o disposto no art. 228 do Decreto nº 3.048/1999, também ficará sujeito à multa a partir de R$ 1.524,43 (um mil quinhentos e vinte e quatro reais e quarenta e três centavos).

Sofrerá multa administrativa, a partir de R$ 15.244,14 (quinze mil duzentos e quarenta e quatro reais e catorze centavos), a empresa que deixar de:

– lançar mensalmente, em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

– apresentar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à RFB os documentos que contenham as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, ou os esclarecimentos necessários à fiscalização;

– de exibir os documentos e livros relacionados com as contribuições previstas no Decreto 3.048/1999 ou apresentá-los sem atender às formalidades legais exigidas ou contendo informação diversa da realidade ou, ainda, com omissão de informação verdadeira;

– de manter laudo técnico atualizado com referência aos agentes nocivos existentes no ambiente de trabalho de seus trabalhadores ou emitir documento de comprovação de efetiva exposição em desacordo com o respectivo laudo.

Estará sujeita à multa de R$ 200,56 (duzentos reais e cinquenta e seis centavos) a R$ 20.056,64 (vinte mil e cinquenta e seis reais e sessenta e quatro centavos) a empresa:

– que deixar de encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 (dez) de cada mês, cópia da Guia da Previdência Social relativamente à competência anterior;

– que empresa deixar de afixar cópia da Guia da Previdência Social, relativamente à competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de horário de que trata o art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);

– que demonstrar divergência entre os valores informados por ela e pelo INSS sobre as contribuições recolhidas na mesma competência.

Fundamentação: arts. 283 e 287 do Decreto nº 3.048/1999; arts. 2º e 8º da Portaria Interministerial MPS/MF nº 407/2011.

V.1.1 – Redução das multas

O art. 6º da Lei nº 8.218/91 prevê que será concedida redução da multa de lançamento de ofício 50%, se for efetuado o pagamento ou a compensação no prazo de 30 dias, contado da data em que o sujeito passivo foi notificado do lançamento.

No caso de provimento a recurso de ofício interposto por autoridade julgadora de primeira instância, aplica-se a redução 30% (trinta por cento) para o caso de pagamento ou compensação, e 20% para o caso de parcelamento.

O art. 6º da Lei nº 8.218/91 se aplica ao INSS em decorrência da regra imposta pelo art. 35-A da Lei nº 8.212/91 e do § 3º do art. 44 da Lei nº Lei nº 9.430/1996.

Fundamentação: art. 35-A da Lei nº 8.212/1991, art. 6º da Lei nº 8.218/1991; “caput” e § 3º do art. 44 da Lei nº Lei nº 9.430/1996.

V.2 – Comunicação de Acidentes do Trabalho (CAT)

O art. 19 da Lei nº 8.213/1991 conceitua acidente do trabalho como sendo aquele que ocorre pelo exercício do trabalho a serviço da empresa ou pelo exercício do trabalho dos segurados especiais, provocando lesão corporal ou perturbação funcional que causa a morte ou a perda ou redução, permanente ou temporária, da capacidade para o trabalho.

A empresa deverá comunicar o acidente do trabalho (CAT) à Previdência Social até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente.

A partir de 1º de março de 2011, a empresa que deixar de emitir a CAT no prazo indicado, se sujeita ao pagamento de multa variável de R$ 545,00 (quinhentos e quarenta e cinco reais) a R$ 3.691,74 (três mil, seiscentos e noventa e um reais e setenta e quatro centavos), sucessivamente aumentada nas reincidências, aplicada e cobrada pela Previdência Social.

Da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) receberão cópia fiel o acidentado ou seus dependentes, bem como o sindicato a que corresponda a sua categoria.

Na falta de comunicação por parte da empresa, podem formalizá-la o próprio acidentado, seus dependentes, a entidade sindical competente, o médico que o assistiu ou qualquer autoridade pública, não prevalecendo neste caso o prazo previsto anteriormente. Todavia, esta prática não exime a empresa de responsabilidade pela falta do cumprimento de emissão do CAT dentro do prazo legal.

O formulário do Comunicado de Acidente do Trabalho (CAT) deverá ser guardado pelo prazo de 05 (cinco) anos.

Fundamentação: arts. 19 e 22 da Lei 8.213/1991; art. 13 da Lei Complementar nº 128/2008; art. 286 do Decreto 3.048/1999; art. 2º da Portaria Interministerial MPS/MF nº 407/2011; Súmula Vinculante STF nº 8.

V.3 – Entidades Beneficentes de Assistência Social (EBAS)

A entidade beneficente certificada pela RFB fará jus à isenção do pagamento da contribuição previdenciária patronal e das contribuições provenientes do faturamento e do lucro, destinadas à Seguridade Social, desde que atenda, cumulativamente, aos seguintes requisitos:

a) não percebam seus diretores, conselheiros, sócios, instituidores ou benfeitores, remuneração, vantagens ou benefícios, direta ou indiretamente, por qualquer forma ou título, em razão das competências, funções ou atividades que lhes sejam atribuídas pelos respectivos atos constitutivos;

b) aplique suas rendas, seus recursos e eventual superávit integralmente no território nacional, na manutenção e desenvolvimento de seus objetivos institucionais;

c) apresente certidão negativa ou certidão positiva com efeito de negativa de débitos relativos aos tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e certificado de regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);

d) mantenha escrituração contábil regular que registre as receitas e despesas, bem como a aplicação em gratuidade de forma segregada, em consonância com as normas emanadas do Conselho Federal de Contabilidade;

e) não distribua resultados, dividendos, bonificações, participações ou parcelas do seu patrimônio, sob qualquer forma ou pretexto;

f) conserve em boa ordem, pelo prazo de 10 (dez) anos, contado da data da emissão, os documentos que comprovem a origem e a aplicação de seus recursos e os relativos a atos ou operações realizados que impliquem modificação da situação patrimonial;

g) cumpra as obrigações acessórias estabelecidas na legislação tributária;

h) apresente as demonstrações contábeis e financeiras devidamente auditadas por auditor independente legalmente habilitado nos Conselhos Regionais de Contabilidade quando a receita bruta anual auferida for superior ao limite fixado pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006.

A isenção ora tratada não se estende a entidade com personalidade jurídica própria constituída e mantida pela entidade à qual a isenção foi concedida.

A entidade interessada na certificação deverá apresentar, juntamente com o requerimento, todos os documentos necessários à comprovação dos requisitos de que trata a Lei nº 12.101/2009.

Fundamentação: arts. 21, 29 e 30 da Lei nº 12.101/2009.

V.4 – Contribuintes individuais

Contribuinte individual, dentre outros, é aquele que presta serviço de natureza urbana ou rural, em caráter eventual, a uma ou mais empresas, sem relação de emprego.

O segurado aposentado pelo Regime Geral de Previdência Social (RGPS) que estiver exercendo ou que voltar a exercer atividade abrangida por este Regime é segurado obrigatório em relação a essa atividade, ficando sujeito às contribuições previdenciárias, para fins de custeio da Seguridade Social.

Para comprovar o exercício da atividade remunerada, com vistas à concessão de benefícios, será exigido do contribuinte, a qualquer tempo, os recolhimentos das correspondentes contribuições.

Sendo assim, entendemos que todos os comprovantes das contribuições previdenciárias devem ser guardados por tempo indeterminado pelo contribuinte individual.

Fundamentação: “caput”, inciso V e § 4º do art. 12 da Lei nº 8.212/1991.

V.5 – Retenção dos 11% – Pessoas jurídicas

Estarão sujeitos à retenção, se contratados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, os serviços de:

– limpeza, conservação ou zeladoria, que se constituam em varrição, lavagem, enceramento ou em outros serviços destinados a manter a higiene, o asseio ou a conservação de praias, jardins, rodovias, monumentos, edificações, instalações, dependências, logradouros, vias públicas, pátios ou de áreas de uso comum;

– vigilância ou segurança, que tenham por finalidade a garantia da integridade física de pessoas ou a preservação de bens patrimoniais;

– construção civil, que envolvam a construção, a demolição, a reforma ou o acréscimo de edificações ou de qualquer benfeitoria agregada ao solo ou ao subsolo ou obras complementares que se integrem a esse conjunto, tais como a reparação de jardins ou de passeios, a colocação de grades ou de instrumentos de recreação, de urbanização ou de sinalização de rodovias ou de vias públicas;

– natureza rural, que se constituam em desmatamento, lenhamento, aração ou gradeamento, capina, colocação ou reparação de cercas, irrigação, adubação, controle de pragas ou de ervas daninhas, plantio, colheita, lavagem, limpeza, manejo de animais, tosquia, inseminação, castração, marcação, ordenhamento e embalagem ou extração de produtos de origem animal ou vegetal;

– digitação, que compreendam a inserção de dados em meio informatizado por operação de teclados ou de similares;

– preparação de dados para processamento, executados com vistas a viabilizar ou a facilitar o processamento de informações, tais como o escaneamento manual ou a leitura ótica.

Além disso, estarão sujeitos à retenção, se contratados mediante cessão de mão de obra, os serviços de:

– acabamento, que envolvam a conclusão, o preparo final ou a incorporação das últimas partes ou dos componentes de produtos, para o fim de colocá-los em condição de uso;

– embalagem, relacionados com o preparo de produtos ou de mercadorias visando à preservação ou à conservação de suas características para transporte ou guarda;

– acondicionamento, compreendendo os serviços envolvidos no processo de colocação ordenada dos produtos quando do seu armazenamento ou transporte, a exemplo de sua colocação em paletes, empilhamento, amarração, dentre outros;

– cobrança, que objetivem o recebimento de quaisquer valores devidos à empresa contratante, ainda que executados periodicamente;

– coleta ou reciclagem de lixo ou de resíduos, que envolvam a busca, o transporte, a separação, o tratamento ou a transformação de materiais inservíveis ou resultantes de processos produtivos, exceto quando realizados com a utilização de equipamentos tipo contêineres ou caçambas estacionárias;

– copa, que envolvam a preparação, o manuseio e a distribuição de todo ou de qualquer produto alimentício;

– hotelaria, que concorram para o atendimento ao hóspede em hotel, pousada, paciente em hospital, clínica ou em outros estabelecimentos do gênero;

– corte ou ligação de serviços públicos, que tenham como objetivo a interrupção ou a conexão do fornecimento de água, de esgoto, de energia elétrica, de gás ou de telecomunicações;

– distribuição, que se constituam em entrega, em locais predeterminados, ainda que em via pública, de bebidas, de alimentos, de discos, de panfletos, de periódicos, de jornais, de revistas ou de amostras, dentre outros produtos, mesmo que distribuídos no mesmo período a vários contratantes;

– treinamento e ensino, assim considerados como o conjunto de serviços envolvidos na transmissão de conhecimentos para a instrução ou para a capacitação de pessoas;

– entrega de contas e de documentos, que tenham como finalidade fazer chegar ao destinatário documentos diversos tais como, conta de água, conta de energia elétrica, conta de telefone, boleto de cobrança, cartão de crédito, mala direta ou similares;

– ligação de medidores, que tenham por objeto a instalação de equipamentos destinados a aferir o consumo ou a utilização de determinado produto ou serviço;

– leitura de medidores, aqueles executados, periodicamente, para a coleta das informações aferidas por esses equipamentos, tais como a velocidade (radar), o consumo de água, de gás ou de energia elétrica;

– manutenção de instalações, de máquinas ou de equipamentos, quando indispensáveis ao seu funcionamento regular e permanente e desde que mantida equipe à disposição da contratante;

– montagem, que envolvam a reunião sistemática, conforme disposição predeterminada em processo industrial ou artesanal, das peças de um dispositivo, de um mecanismo ou de qualquer objeto, de modo que possa funcionar ou atingir o fim a que se destina;

– operação de máquinas, de equipamentos e de veículos relacionados com a sua movimentação ou funcionamento, envolvendo serviços do tipo manobra de veículo, operação de guindaste, painel eletroeletrônico, trator, colheitadeira, moenda, empilhadeira ou caminhão fora-de-estrada;

– operação de pedágio ou de terminal de transporte, que envolvam a manutenção, a conservação, a limpeza ou o aparelhamento de terminal de passageiros terrestre, aéreo ou aquático, de rodovia, de via pública, e que envolvam serviços prestados diretamente aos usuários;

– operação de transporte de passageiros, inclusive nos casos de concessão ou de subconcessão, envolvendo o deslocamento de pessoas por meio terrestre, aquático ou aéreo;

– portaria, recepção ou ascensorista, realizados com vistas ao ordenamento ou ao controle do trânsito de pessoas em locais de acesso público ou à distribuição de encomendas ou de documentos;

– recepção, triagem ou movimentação, relacionados ao recebimento, à contagem, à conferência, à seleção ou ao remanejamento de materiais;

– promoção de vendas ou de eventos, que tenham por finalidade colocar em evidência as qualidades de produtos ou a realização de shows, de feiras, de convenções, de rodeios, de festas ou de jogos;

– secretaria e expediente, quando relacionados com o desempenho de rotinas administrativas;

– saúde, quando prestados por empresas da área da saúde e direcionados ao atendimento de pacientes, tendo em vista avaliar, recuperar, manter ou melhorar o estado físico, mental ou emocional desses pacientes;

– telefonia ou de telemarketing, que envolvam a operação de centrais ou de aparelhos telefônicos ou de teleatendimento.

É exaustiva a relação dos serviços sujeitos à retenção, mas a pormenorização das tarefas compreendidas em cada um dos serviços, é exemplificativa.

A importância retida deverá ser recolhida pela empresa contratante até o dia 20 (vinte) do mês seguinte ao da emissão da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços, antecipando-se esse prazo para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário naquele dia, informando, no campo identificador do documento de arrecadação, o CNPJ do estabelecimento da empresa contratada ou a matrícula CEI da obra de construção civil, conforme o caso e, no campo nome ou denominação social, a denominação social desta, seguida da denominação social da empresa contratante.

As ME e EPP optantes pelo SIMPLES Nacional que prestarem serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada não estão sujeitas à retenção referida no art. 31 da Lei nº 8.212/1991, sobre o valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços emitidos, excetuada:

a) a ME ou a EPP tributada na forma dos anexos IV e V da Lei Complementar nº 123, de 2006, para os fatos geradores ocorridos até 31 de dezembro de 2008;

b) a ME ou a EPP tributada na forma do anexo IV da Lei Complementar nº 123, de 2006, para os fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009.

A aplicação das linhas “a” e “b” se restringe às atividades elencadas nos §§ 2º e 3º do art. 219 do Decreto nº 3.048/1999, e, no que couberem, às disposições do Capítulo VIII do Título II da Instrução Normativa RFB nº 971/2009 (arts. 112 a 150).

A ME ou a EPP que exerça atividades tributadas na forma do anexo III, até 31 de dezembro de 2008, e tributadas na forma dos anexos III e V, a partir de 1º de janeiro de 2009, todos da Lei Complementar nº 123, de 2006, estará sujeita à exclusão do Simples Nacional na hipótese de prestação de serviços mediante cessão ou locação de mão de obra, em face do disposto no inciso XII do art. 17 e no § 5º-H do art. 18 da referida Lei Complementar.

Os anexos I, II, III, IV e V da Lei Complementar nº 123, de 2006 foram alterados pela Lei Complementar nº 139/2011. Todavia, a nova redação produzirá efeitos a partir de 1º de janeiro de 2012.

Fundamentação: anexos I, II, III, IV e V da Lei Complementar nº 123, de 2006, com alteração dada pela Lei Complementar nº 139/2009; arts. 117, 118, 119, “caput” do art. 129 e art. 191 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009.

V.5.1 – Obrigações acessórias da empresa contratada

A empresa contratada deverá elaborar:

a) folhas de pagamento distintas e o respectivo resumo geral, para cada estabelecimento ou obra de construção civil da empresa contratante, relacionando todos os segurados alocados na prestação de serviços;

b) GFIP com as informações relativas aos tomadores de serviços, para cada estabelecimento da empresa contratante ou cada obra de construção civil, utilizando o código de recolhimento próprio da atividade, conforme normas previstas no Manual da GFIP;

c) demonstrativo mensal por contratante e por contrato, assinado pelo seu representante legal, contendo:

– a denominação social e o CNPJ da contratante, ou a matrícula CEI da obra de construção civil, conforme o caso;

– o número e a data de emissão da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços;

– o valor bruto, o valor retido e o valor líquido recebido relativo à nota fiscal, à fatura ou ao recibo de prestação de serviços;

– a totalização dos valores e sua consolidação por obra de construção civil ou por estabelecimento da contratante, conforme o caso.

Aplica-se o disposto à empresa prestadora de serviços por intermédio de consórcio, em relação à sua participação no empreendimento, ainda que o faturamento se dê em nome do consórcio.

A empresa contratada fica dispensada de elaborar folha de pagamento e GFIP com informações distintas por estabelecimento ou obra de construção civil em que realizar tarefa ou prestar serviços, quando, comprovadamente, utilizar os mesmos segurados para atender a várias empresas contratantes, alternadamente, no mesmo período, inviabilizando a individualização da remuneração desses segurados por tarefa ou por serviço contratado.

São considerados serviços prestados alternadamente, aqueles em que a tarefa ou o serviço contratado seja executado por trabalhador ou equipe de trabalho em vários estabelecimentos ou várias obras de uma mesma contratante ou de vários contratantes, por etapas, numa mesma competência, e que envolvam os serviços que não compõem o Custo Unitário Básico (CUB), relacionados no Anexo VIII da Instrução Normativa RFB nº 971/2009.

A contratada, legalmente obrigada a manter escrituração contábil formalizada, está obrigada a registrar, mensalmente, em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuições sociais, inclusive a retenção sobre o valor da prestação de serviços.

O lançamento da retenção na escrituração contábil deverá discriminar:

a) o valor bruto dos serviços;

b) o valor da retenção;

c) o valor líquido a receber.

Na contabilidade em que houver lançamento pela soma total das notas fiscais, das faturas ou dos recibos de prestação de serviços e pela soma total da retenção, por mês, por contratante, a empresa contratada deverá manter em registros auxiliares a discriminação desses valores, por contratante.

Fundamentação: arts. 134, 135, 136 e 137 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, com redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.071/2010.

V.5.2 – Obrigações acessórias da empresa contratante

A empresa contratante fica obrigada a manter em arquivo, por empresa contratada, em ordem cronológica, à disposição da RFB, até que ocorra a prescrição relativa aos créditos decorrentes das operações a que se refiram, as correspondentes notas fiscais, faturas ou recibos de prestação de serviços, cópia das GFIP e, se for o caso de subcontração com retenção, dos documentos relacionados a seguir:

a) cópias das notas fiscais, das faturas ou dos recibos de prestação de serviços das subcontratadas com o destaque da retenção;

b) cópias dos comprovantes de arrecadação dos valores retidos das subcontratadas;

c) cópias das GFIP, elaboradas pelas subcontratadas, onde conste no campo “CNPJ/CEI do tomador/obra”, o CNPJ da contratada ou a matrícula CEI da obra e, no campo “Denominação social do tomador/ obra”, a denominação social da empresa contratada.

A contratante, legalmente obrigada a manter escrituração contábil formalizada, está obrigada a registrar, mensalmente, em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuições sociais, inclusive a retenção sobre o valor dos serviços contratados.

O lançamento da retenção na escrituração contábil, deverá discriminar:

a) o valor bruto dos serviços;

b) o valor da retenção;

c) o valor líquido a pagar.

Na contabilidade em que houver lançamento pela soma total das notas fiscais, das faturas ou dos recibos de prestação de serviços e pela soma total da retenção, por mês, por contratada, a empresa contratante deverá manter em registros auxiliares a discriminação desses valores, individualizados por contratada.

A empresa contratante, legalmente dispensada da apresentação da escrituração contábil, deverá elaborar demonstrativo mensal, assinado pelo seu representante legal, relativo a cada contrato, contendo as seguintes informações:

a) a denominação social e o CNPJ da contratada;

b) o número e a data da emissão da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços;

c) o valor bruto, a retenção e o valor líquido pago relativo à nota fiscal, à fatura ou ao recibo de prestação de serviços;

d) a totalização dos valores e sua consolidação por obra de construção civil e por estabelecimento da contratada, conforme o caso.

Fundamentação: arts. 138, 139, 140 e 141 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, com redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.071/2010.

V.6 – Salário-Educação

O art. 212 da Constituição Federal de 1988 declara que “a educação básica pública terá como fonte adicional de financiamento a contribuição social do salário-educação, recolhida pelas empresas na forma da lei.”

A contribuição destinada ao salário-educação é de 2,5%, calculada sobre o total da remuneração paga, devida ou creditada a empregados e trabalhadores avulsos.

A empresa deverá manter sob sua guarda, durante 05 (cinco) anos, todos os documentos relacionados ao salário-educação.

Fundamentação: “caput” e § 5º do art. 212 da Constituição Federal de 1988, Lei nº 9.766/1998; art. 13 da Lei Complementar nº 128/2008; “caput”, §§ 1º e 5º do art. 109, art. 109-A, art. 110-C e anexo II da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, com redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.071/2010; Súmula Vinculante STF nº 8.

V.7 – Salário-Família

O salário-família será devido, mensalmente, ao segurado empregado, exceto ao doméstico, e ao trabalhador avulso, na proporção do respectivo número de filhos ou equiparados, desde que tenham salário de contribuição inferior ou igual a R$ 862,60 (oitocentos e sessenta e dois reais e sessenta centavos).

O valor da cota do salário-família por filho ou equiparado de qualquer condição, até quatorze anos de idade, ou inválido de qualquer idade, a partir de 1º de janeiro de 2011, é de:

a) R$ 29,43 (vinte e nove reais e quarenta e três centavos) para o segurado com remuneração mensal não superior a R$ 573,91 (quinhentos e setenta e três reais e noventa e um centavos);

b) R$ 20,74 (vinte reais e setenta e quatro centavos) para o segurado com remuneração mensal superior R$ 573,91 (quinhentos e setenta e três reais e noventa e um centavos) e igual ou inferior a R$ 862,60 (oitocentos e sessenta e dois reais e sessenta centavos).

O salário-família será devido a partir do mês em que for apresentada à empresa ou ao órgão gestor mão de obra ou ao sindicato dos trabalhadores avulsos ou ao INSS, a documentação abaixo:

a) Carteira Profissional (CP) ou Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);

b) certidão de nascimento do filho (original e cópia);

c) caderneta de vacinação ou equivalente, quando dependente conte com até 6 (seis) anos de idade;

d) comprovação de invalidez, a cargo da Perícia Médica do INSS, quando dependente maior de 14 (quatorze) anos; e

e) comprovante de frequência à escola, quando dependente a partir de 7 (sete) anos.

A empresa deverá conservar, durante 05 (cinco) anos, os comprovantes dos pagamentos de salário-família e as cópias da documentação relacionada anteriormente, para exame da fiscalização do INSS.

Há entendimento de que o prazo para a guarda destes documentos é de 10 (dez) anos, com base no disposto no art. 225, § 7º do Regulamento da Previdência Social, aprovado pelo Decreto nº 3.048/1999, muito embora os artigos 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991 que estabeleciam que o prazo decadencial e prescricional de 10 (dez) anos tenham sido declarados inconstitucionais pela Súmula Vinculante do Supremo Tribunal Federal (STF) nº 08/2008 e posteriormente revogados pela Lei Complementar nº 128/2008.
Diante disso, cabe ao empregador adotar a interpretação que entender mais acertada, suportando assim, os eventuais ônus de sua escolha.

Fundamentação: art. 13 da Lei Complementar nº 128/2008; art. 65 da Lei 8.213/1991; art. 290 da Instrução Normativa INSS nº 45/2010; art. 4º da Portaria Interministerial MPS/MF nº 407/2011; Súmula Vinculante STF nº 8.

VI – Aspectos trabalhistas

VI.1 – Multas

Compete ao Ministério do Trabalho e Emprego aplicar multas concernentes às infrações previstas na CLT, ao Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS), Seguro Desemprego, 13º salário, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), entre outras.

Neste contexto, a Portaria MTB nº 290/1997 apresenta valores mínimo e máximo das multas administrativas no âmbito trabalhista.

As multas administrativas variáveis, quando a lei não determinar sua imposição pelo valor máximo, serão graduadas observando-se os seguintes critérios:

– Natureza da infração (art. 75 e 351 da CLT);

– Intenção do infrator (art. 75 e 351 da CLT);

– Meios ao alcance do infrator para cumprir a lei (art. 5º da Lei nº 7.855/1989)

– Extensão da infração (art. 75 e 351 da CLT);

– Situação financeira do infrator (art. 5º da Lei nº 7.855/1989)

O valor final da multa administrativa variável será calculado aplicando-se o percentual fixo de 20% do valor máximo previsto na lei, acrescidos os percentuais de 8% a 40%, conforme o porte econômico do infrator e de 40%, conforme a extensão da infração, cumulativamente, nos termos das tabelas constantes no Anexo III da Portaria MTB nº 290/1997.

Fundamentação: Portaria MTB nº 290/1997.

VI.1.1 – Redução das multas

De toda decisão que impuser multa por infração das leis e disposições reguladoras do trabalho, e não havendo forma especial de processo, caberá recurso ao órgão competente do Ministério do Trabalho e Emprego.

Os recursos devem ser interpostos no prazo de 10 (dez) dias, contados do recebimento da notificação, perante a autoridade que houver imposto a muita, a qual, depois de os informar, encaminhá-los-á à autoridade de instância superior.

Ao infrator que renunciar à interposição de recursos, a multa será reduzida em 50% (cinquenta por cento), devendo a multa ser recolhida ao órgão competente, no prazo de 10 (dez) dias, contado do recebimento da notificação ou da publicação do edital.

Para expedir a guia de recolhimento, o infrator deverá juntar a notificação com a prova da data de seu recebimento, ou folha do órgão oficial que publicou o edital.

Fundamentação: arts. 635 e 636 da CLT; Portaria MTB nº 290/1997.

VI.2 – Trabalhador urbano e rural

O inciso XXIX do art. 7º da Constituição Federal de 1988 prevê que os créditos resultantes da relação de trabalho prescrevem em 05 (cinco) anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de 02 (dois) anos após a extinção do contrato.

O prazo prescricional não se aplica aos trabalhadores menores de 18 anos.

Assim, para efeitos trabalhistas, entendemos que a documentação relacionada ao contrato de trabalho deverá ser armazenada por 05 (cinco) anos. Seguem alguns exemplos:

a) acordo de compensação de horas;

b) acordo de prorrogação de horas;

c) comprovante de pagamento de adiantamento salarial;

d) autorização de descontos;

e) comunicado de aviso prévio;

f) carta com pedido de demissão;

g) documentos relacionados ao processo eleitoral da CIPA;

h) controle de ponto;

i) folha de pagamento;

j) Mapa de Avaliação Anual (SESMT);

k) recibo de entrega do vale-transporte;

l) recibo de pagamento de férias;

m) recibo de pagamento de salário;

n) recibo de pagamento do 13º salário;

o) recibo de pagamento de abono pecuniário.

Convém que seja mantida a documentação relativa às relações de trabalho pelo prazo mencionado, visto que durante a fluência dos mesmos, havendo fiscalização e/ou reclamação trabalhista ajuizada, a empresa terá que apresentar provas documentais em sua defesa.

Fundamentação: “caput” e inciso XXIX do art. 7º da Constituição Federal; arts. 11 e 440 da CLT.

VI.3 – Livros ou fichas de registro de empregados

Quanto aos livros ou fichas de registro de empregados aconselhamos que sejam conservados por prazo indeterminado, pois esses documentos são de incontestável valor para efeito de comprovação do tempo de vínculo empregatício dos empregados e ex-empregados.

VI.4 – Contrato de trabalho

O contrato de trabalho também é considerado de incontestável valor para efeito de comprovação do tempo de vínculo empregatício dos trabalhadores, assim como os livros ou fichas de registro de empregados, devendo ser conservado por prazo indeterminado.

VI.5 – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS

Todos os documentos relacionados ao FGTS devem permanecer guardados pelo período de 30 anos.

Tal orientação tem como base o § 5º do art. 23 da Lei 8.036/1990, que estabelece que o processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas respeitará à prescrição trintenária em relação o FGTS.

Importante frisar que existem posicionamentos sustentando que a prescrição em relação ao FGTS é de 5 (cinco) anos, dada sua natureza tributária e, portanto, sujeita ao prazo para cobrança relativo a tributos. Todavia, preventivamente, orientamos que as empresas guardem os documentos relacionados ao FGTS, por prazo mínimo, de 30 anos.

Fundamentação: “caput” e § 5º do art. 23 da Lei nº 8.036/1990.

VI.6 – GFIP/SEFIP

GFIP significa Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social. SEFIP é o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.

A empresa deverá guardar pelo prazo de 30 (trinta) anos toda documentação relacionada à GFIP/SEFIP relacionada ao FGTS. O SEFIP gera o arquivo NRA.SFP (onde o NRA é o número do respectivo arquivo), que contém as informações destinadas ao FGTS e à Previdência Social.

Os registros constantes do arquivo magnético (NRA.SFP) não necessitam ser reproduzidos em meio papel, salvo para permitir a comprovação do cumprimento desta obrigação ou por exigência legal.

O arquivo NRA.SFP, referente ao recolhimento/declaração, deve ser transmitido pelo Conectividade Social até o dia 7 (sete) do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador e/ou tenha ocorrido outro fato gerador de contribuição ou informação à Previdência Social. Caso não haja expediente bancário, a transmissão deve ser antecipada para o dia de expediente bancário imediatamente anterior. O arquivo referente à competência 13, destinado exclusivamente à Previdência Social, deve ser transmitido até o dia 31 (trinta e um) de janeiro do ano seguinte ao da referida competência.

O contribuinte que deixar de apresentar a GFIP/SEFIP no prazo fixado ou que a apresentar com incorreções ou omissões será intimado a apresentá-la ou a prestar esclarecimentos e sujeitar-se-á às seguintes multas:

a) de R$ 20,00 (vinte reais) para cada grupo de 10 (dez) informações incorretas ou omitidas; e

b) de 2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, incidentes sobre o montante das contribuições informadas, ainda que integralmente pagas, no caso de falta de entrega da declaração ou entrega após o prazo, limitada a 20% (vinte por cento).

Será considerado como termo inicial o dia seguinte ao término do prazo fixado para entrega da declaração e como termo final a data da efetiva entrega ou, no caso de não apresentação, a data da lavratura do auto de infração ou da notificação de lançamento.

As multas serão reduzidas:

a) à metade, quando a declaração for apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; ou

b) a 75% (setenta e cinco por cento), se houver apresentação da declaração no prazo fixado em intimação.

A multa mínima a ser aplicada será de:

a) R$ 200,00 (duzentos reais), tratando-se de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores de contribuição previdenciária; e

b) R$ 500,00 (quinhentos reais), nos demais casos.

Fundamentação: “caput” e § 5º do art. 23 da Lei nº 8.036/1990; art. 32-A da Lei nº 8.212/1991; Capítulo I do Manual da GFIP/SEFIP para usuários do SEFIP 8.4, aprovado pela Instrução Normativa RFB nº 880/2008.

VI.7 – GRRF

O aplicativo cliente da GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS) é o instrumento criado para que os empregadores façam o recolhimento rescisório do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.

A documentação relacionada à GRRF deverá ser mantida em arquivo pelo prazo de 30 (trinta) anos.

Fundamentação: “caput” e § 5º do art. 23 da Lei 8.036/1990.

VI.8 – Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por meio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), as informações referentes a cada um de seus empregados, de acordo com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975.

O responsável pelo fornecimento das informações deve observar, rigorosamente, as orientações para o correto preenchimento da RAIS, evitando prejuízos ao(à) estabelecimento/entidade e, em especial, aos empregados/servidores, no que se refere ao recebimento do abono salarial.

O estabelecimento/entidade com vínculo empregatício, no ano-base, deverá utilizar obrigatoriamente o Programa Gerador de Declaração RAIS (GDRAIS) para declarar e fazer a transmissão pela internet.

O estabelecimento/entidade sem vínculo empregatício (RAIS NEGATIVA), deverá informar apenas os campos que identificam o mesmo, podendo, para tanto, utilizar-se dos programas GDRAIS ou RAIS Negativa Web.

O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante 5 (cinco) anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE):

a) o relatório impresso ou a cópia dos arquivos;

b) o Recibo de Entrega da RAIS.

Conforme determina o art. 2º da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009, o empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.

O valor da multa resultante da aplicação, anteriormente prevista, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:

a) de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 empregados;

b) de 5% a 8,0% – para empresas com 26 a 50 empregados;

c) de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;

d) de 13% a 16,0% – para empresas com 101 a 500 empregados;e) de 17% a 20,0% – para empresas com mais de 500 empregados.

A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao

atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, não isenta o empregador

da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

O período da entrega da RAIS é definido anualmente pelo Ministério do Trabalho e Emprego, e é divulgado por meio de portaria.

Fundamentação: art. 25 da Lei nº 7.998/1990; art. 1º do Decreto nº 76.900/1975; Portaria MTE nº 10/2011.

VI.9 – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

As empresas que dispensarem ou admitirem empregados ficam obrigadas a fazer a respectiva comunicação ao Ministério do Trabalho e Emprego até o dia 07 do mês subsequente àquele em que ocorreu movimentação de empregados.

O arquivo do CAGED deverá ser enviado ao MTE via Internet ou entregue em suas Delegacias Regionais do Trabalho e Emprego, Subdelegacias ou Agências de Atendimento.

A cópia do arquivo, o recibo de entrega e o Extrato da Movimentação Processada, deverão ser mantidos no estabelecimento a que se referem, pelo prazo de 36 meses a contar da data do envio, para fins de comprovação perante a fiscalização trabalhista.

O envio ou entrega do CAGED fora do prazo sujeitará a empresa ao pagamento de multa administrativa. A referida multa é calculada de acordo com o tempo de atraso e a quantidade de empregados omitidos, conforme segue:

O valor da unidade de UFIR equivale a R$ 1,0641.

Fundamentação: art. 1º da Lei 4.923/1965; Portaria MTE nº 235/2003; Portaria MTB nº 290/1997.

VI.10 – Contribuição sindical

A contribuição sindical devida por empregados, trabalhadores autônomos, profissionais liberais e empresas/empregadores não recebeu pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), ou ato complementar, tratamento diferenciado relativo à decadência e prescrição. Desse modo, entendemos que as regras contidas no CTN relativas à decadência e prescrição devem ser aplicadas para as contribuições sindicais.

O CTN estabelece que o direito da Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 05 (cinco) anos. O referido prazo é contado do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento do crédito tributário poderia ser procedido ou da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Fundamentação: art. 173; “caput” e § 4º do art. 150 do Código Tributário Nacional (CTN).

VI.11 – Seguro-Desemprego

O comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD) deverão ser conservados pelo empregador, juntamente com a ficha de registro do trabalhador dispensado, pelo prazo de 05 (cinco) anos, contados a partir da data de dispensa.

Fundamentação: “caput” e parágrafo único do art. 5º da Resolução do CODEFAT nº 393/2004.

VI.12 – Segurança e Saúde em Medicina do Trabalho (SSMT)

As Normas Regulamentadoras (NR), relativas à segurança e medicina do trabalho, são de observância obrigatória pelas empresas privadas e públicas e pelos órgãos públicos da administração direta e indireta, bem como pelos órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário, que possuam empregados regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho – CLT (item 1.1 da NR -1, aprovada pela Portaria MTE nº 3.214/1978).

Segue relação de alguns dos documentos relacionados à SSMT e os respectivos prazos de guarda:

a) os dados obtidos nos exames médicos, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas registrados em prontuário clínico individual, de responsabilidade do médico-coordenador do PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), deverão ser armazenados pelo período mínimo de 20 (vinte) anos após o desligamento do trabalhador.

Fundamentação: subitem 7.4.5.1 da NR 7, aprovada pela Portaria MTE nº 3.214/1978.

b) todos os documentos relativos ao processo eleitoral da CIPA devem ser guardados por um período mínimo de 05 (cinco) anos.

Fundamentação: subitem 5.40 da NR 5, aprovado pela Portaria MTE nº 3.214/1978.

c) a empresa obrigada a constituir Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT) deve manter arquivado, por 05 (cinco) anos, o comprovante de entrega do Mapa de Avaliação Anual, contendo avaliação anual dos acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade.

Fundamentação: subitem 4.12 da NR 4, aprovado pela Portaria MTE nº 3.214/1978.

d) o registro de dados, estruturado de forma a constituir um histórico técnico administrativo do desempenho do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) deve ser mantido pelo prazo de 20 (vinte) anos.