Introdução

O livro caixa é o livro no qual são registradas, mensalmente e em ordem cronológica, todas as receitas e despesas relativas ao trabalho não-assalariado. A legislação do Imposto de Renda permite a dedução de despesas da receita decorrente do exercício da respectiva atividade e, por isso, a importância de escriturar esse livro.

Neste Roteiro serão analisadas as despesas escrituradas no Livro Caixa, para fins da dedução no Imposto de Renda da Pessoa Física, abordando o que pode ser deduzido, as restrições a essa dedução e, ainda, algumas decisões administrativas sobre o tema.

I – Contribuintes autorizados à dedução

As despesas escrituradas em livro caixa podem ser utilizadas como dedução na base de cálculo do Imposto de Renda, pelos contribuintes que receberem rendimentos do trabalho não-assalariado (autônomos), inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, e os leiloeiros.

O artigo 45 do RIR/99 especifica exemplos de rendimentos do trabalho não-assalariado, como é o caso dos:
a) honorários do livre exercício das profissões de médico, engenheiro, advogado, dentista etc.;
b) direitos autorais de obras artísticas, didáticas, científicas, urbanísticas;
c) corretagens e comissões dos corretores, leiloeiros e despachantes, seus prepostos e adjuntos.

Como é possível observar, essas despesas não podem ser utilizadas por pessoas que só recebam rendimentos decorrente do trabalho assalariado (com vínculo empregatício).

Também lembra-se que essas despesas poderão ser utilizadas tanto na base de cálculo mensal, como na Declaração de Ajuste Anual.

Na Declaração de Ajuste Anual, se o contribuinte optar pelo modelo simplificado, não será possível a dedução de despesas escrituradas no Livro Caixa.

Fundamentação: art. 75, “caput”, do RIR/99.

II – Despesas aceitas para a dedução

O contribuinte que perceber rendimentos do trabalho não assalariado, inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, e os leiloeiros, poderão deduzir, da receita decorrente do exercício da respectiva atividade:

a) a remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício, e os encargos trabalhistas e previdenciários;

Remunerações pagas a terceiros com os quais o contribuinte não mantenha vínculo (relação de emprego) não integram o item “a”, mas podem ser consideradas como despesa de custeio, na forma mencionada no tópico VII.

A contribuição previdenciária do próprio contribuinte não deve ser lançada como despesa no Livro Caixa, pois é deduzida à parte.

b) os emolumentos pagos a terceiros;

c) as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.

1 – Custeio ou custeamento é definido como o conjunto ou relação de despesas, porém nem todas se prestam a reduzir a base de cálculo do imposto;
2 – Não sendo necessária à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora dos rendimentos a despesa não é dedutível;
3 – A subjetividade que norteia a questão traça uma linha muito tênue dificultando a decisão do que pode e o que não pode, exigindo bom senso por parte do contribuinte;
4 – A lei não fornece relação exata do que é dedutível, e a responsabilidade fica sempre a cargo do contribuinte;
5 – Pode-se, até com pouco esforço, entender necessária como sendo a despesa que pode levar a certo resultado, muito embora, o fisco prefira a definição de inevitável ou de indispensável;
6 – As aplicações de capital escapam da regra da dedutibilidade sendo o seu resultado – bem durável adquirido – integrante do patrimônio do contribuinte, em que pese o bem seja utilizado como ferramenta de trabalho.
Consulte no tópico VII exemplos de despesas de custeio.

Somente os valores efetivamente desembolsados poderão ser deduzidos da base de cálculo do imposto, ou seja, escriturados como despesa no Livro Caixa. Aplicações de capital, como aquisição de bens móveis (p. ex. computadores) ou imóveis (p. ex. prestação de apartamento), cuja vida útil ultrapasse o período de um exercício, não podem ser deduzidas no Livro Caixa.

A partir de 28 de agosto de 2009, até o exercício de 2014, ano calendário de 2013, para fins de implementação dos serviços de registros públicos, previstos na Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, em meio eletrônico, os investimentos e demais gastos efetuados com informatização, que compreende a aquisição de hardware, aquisição e desenvolvimento de software e a instalação de redes pelos titulares dos referidos serviços, poderão ser deduzidos da base de cálculo mensal e da anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física.

Para tanto, os investimentos e gastos efetuados deverão estar devidamente escriturados no livro Caixa e comprovados com documentação idônea, a qual será mantida em poder dos titulares dos serviços de registros públicos, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a decadência ou a prescrição.

Além disso, na hipótese de alienação dos referidos bens o valor da alienação deverá integrar o rendimento bruto da atividade.

Fundamentação: art. 75 do RIR/99 e art. 3º da Lei nº 12.024/2009.

III – Despesas não aceitas

Não podem ser deduzidos valores referentes:

a) a quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos, bem como a despesas de arrendamento;

“DECISÃO 7.419
Órgão: Delegacia da Receita Federal de Julgamento em Florianópolis / 3a. Turma
Delegacia da Receita Federal de Julgamento em Florianópolis / 3a. Turma / DECISÃO 7.419 em 24.03.2006
Imposto sobre a Renda de Pessoa Física – IRPF
(…) LIVRO CAIXA. DESPESAS NECESSÁRIAS À PERCEPÇÃO DOS RENDIMENTOS E À MANUTENÇÃO DA FONTE PRODUTORA – O contribuinte que perceber rendimentos do trabalho não-assalariado poderá deduzir todas as despesas previstas na legislação como necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, desde que devidamente comprovadas. LIVRO CAIXA. DEDUÇÃO DESPESAS. APLICAÇÃO DE CAPITAL – Na sistemática adotada pela legislação do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física, não são dedutíveis os gastos com aplicação de capital, assim considerados os dispêndios com a aquisição de bens necessários à manutenção da fonte produtora, cuja vida útil ultrapasse o período de um exercício.
(Data da Decisão: 24.3.2006 24.03.2006 – publicado no site da Sec. Receita Federal)”

“DECISÃO 10.140
Órgão: Delegacia da Receita Federal de Julgamento em Curitiba / 4a. Turma
Delegacia da Receita Federal de Julgamento em Curitiba / 4a. Turma / DECISÃO 10.140 em 20.02.2006
Imposto sobre a Renda de Pessoa Física – IRPF
(…) DEDUÇÕES. LIVRO CAIXA. COMPROVAÇÃO. PROGRAMAS DE COMPUTADOR. As despesas escrituradas no livro caixa devem ser comprovadas por documento idôneo: programas de computadores, e suas atualizações, não são dedutíveis por não se enquadrarem no conceito de despesa da norma legal. (…)
(Data da Decisão: 20.2.2006 20.02.2006 – publicado no site da Sec. Receita Federal)”

b) a despesas com locomoção e transporte, salvo no caso de representante comercial autônomo;

Como se observa, somente o representante comercial autônomo poderá deduzir despesas com locomoção e transporte no Livro Caixa.

c) aos rendimentos de serviços de transporte, em veículo próprio ou locado, e rendimentos de garimpeiros.

No caso do item “c”, a legislação prevê percentuais de redução dos rendimentos tributáveis que substituem as deduções do Livro Caixa. Para saber mais, veja artigos 47 e 48 do RIR/99.

Fundamentação: art. 75, parágrafo único, do RIR/99.

IV – Excesso de despesas

As deduções referentes ao Livro Caixa não poderão exceder à receita mensal da respectiva atividade, sendo permitido o cômputo do excesso de deduções nos meses seguintes até dezembro. O excesso de deduções, não aproveitado no próprio ano, não será transposto para o ano seguinte.

EXEMPLO: No mês de janeiro, as despesas escrituradas em Livro Caixa atingiram o montante de R$ 5.000,00. Os rendimentos do contribuinte, todavia, ficaram limitados a R$ 4.000,00. A parcela das despesas que ultrapassou os rendimentos do contribuinte poderá ser utilizada em meses subsequentes, até o final do ano-calendário.

Dentro de um mesmo ano-calendário, os excessos de deduções poderão ser compensados. O excesso porventura existente em Dezembro não deve ser considerado. Não é possível sua compensação.

O excesso de despesas referente ao mês de dezembro não poderá ser compensado no exercício seguinte.

Fundamentação: art. 76, “caput” e § 1º, do RIR/99.

V – Comprovação

O contribuinte deverá comprovar a veracidade das receitas e das despesas, mediante documentação idônea, escrituradas em Livro Caixa, que serão mantidos em seu poder, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência.

Fundamentação: art. 76, § 2º, do RIR/99.

VI – Características extrínsecas

O Livro Caixa pode ser:

a) manuscrito – a forma mais antiga;

b) datilografado – sistema de folhas soltas;

c) informatizado – programas desenvolvidos pelo próprio contribuinte ou adquirido;

d) eletrônico – programa instituído pela Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB para cálculo do imposto, impressão do DARF e importação dos dados para a Declaração de Ajuste Anual.

O Livro Caixa instituído pela RFB encontra-se incorporado ao programa Carnê-leão, disponível na página da Receita na internet, no endereço www.receita.fazenda.gov.br.
Programa para Cálculo do Carnê-Leão e Livro-Caixa Eletrônico – Os programa, de uso facultativo, foram aprovados pelos seguintes atos normativos:
1 – ano calendário de 1998 – Instrução Normativa SRF nº 50/1998
2 – ano calendário de 1999 – Instrução Normativa SRF nº 19/1999
3 – ano calendário de 2000 – Instrução Normativa SRF nº 05/2000
4 – ano calendário de 2001 – Instrução Normativa SRF nº 11/2001
5 – ano calendário de 2002 – Instrução Normativa SRF nº 130/2002
6 – ano calendário de 2003 – Instrução Normativa SRF nº 274/2002
7 – ano calendário de 2004 – Instrução Normativa SRF nº 384/2004
8 – ano calendário de 2005 – Instrução Normativa SRF nº 500/2005
9 – ano calendário de 2006 – Instrução Normativa SRF nº 620/2006
10 – ano calendário de 2007 – Instrução Normativa SRF nº 712/2007
11 – ano calendário de 2008 – Instrução Normativa RFB nº 813/2008
12 – ano calendário de 2009 – Instrução Normativa RFB nº 916/2009
13 – ano calendário de 2010 – Instrução Normativa RFB nº 1.106/2010

Qualquer que seja a forma escolhida, o Livro Caixa deverá conter, em relação às receitas e despesas, as seguintes informações:

a) data da efetivação da receita ou da despesa;

b) histórico completo da receita ou da despesa;

c) valor efetivamente recebido;

d) valor efetivamente pago; e

e) saldo líquido (receita – despesa).

O Livro Caixa pode ser impresso em formulários contínuos, com suas subdivisões numeradas em ordem sequencial ou tipograficamente. Neste caso, após o processamento, os impressos devem ser destacados e encadernados em forma de livro, lavrados os termos de abertura e de encerramento em que conste, no termo de abertura, o número de folhas já escrituradas, não contendo intervalo em branco, nem entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas. A clareza na escrituração do Livro Caixa é requisito dos mais importantes.

Há de se destacar que o Livro Caixa independe de registro em qualquer órgão.

VII – Exemplos de valores que podem ser deduzidos

Em conformidade com o entendimento da Secretaria da Receita Federal do Brasil, emanado por meio das Perguntas e Respostas disponibilizadas pelo órgão, segue lista com exemplos de valores que poderão ser deduzidos por meio do Livro Caixa:

a) material de escritório, de conservação, de limpeza e produtos de qualquer natureza usados e consumidos nos tratamentos, reparos e conservação;
b) 1/5 das despesas com aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular, condomínio, quando o imóvel utilizado para a atividade profissional é também residência (PN CST nº 60, de 1978);

Caso o imóvel seja utilizado exclusivamente para exercício da atividade profissional, a dedução dos mencionados valores será integral.

c) despesas com benfeitorias e melhoramentos efetuadas pelo locatário profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação pelo uso do imóvel locado, são dedutíveis no mês de seu dispêndio, como valor locativo;

d) despesas com aquisição de livros, jornais, revistas, roupas especiais etc., desde que o profissional exerça funções e atribuições que o obriguem a comprar roupas especiais e publicações necessárias ao desempenho de suas funções;

“Processo de Consulta nº 120/06
Órgão: Superintendência Regional da Receita Federal – SRRF / 10a. Região Fiscal
Assunto: Imposto sobre a Renda de Pessoa Física – IRPF
Ementa: IRPF. Consultório médico. Livro Caixa. Deduções. Atendidas as demais exigências da legislação de regência, são despesas dedutíveis no Livro Caixa: roupas e calçados brancos para o trabalho, tecidos para confecção de roupas de cama de exames de pacientes e tecidos para confecção de roupas para os pacientes usarem durante os exames. São despesas não – dedutíveis no Livro Caixa: uniformes para secretárias, periódicos para leitura dos pacientes, e gastos referentes a lanches. A dedutibilidade de gastos com a manutenção de bens depende da forma de assunção da posse desses bens, bem como da necessidade da realização de tais gastos, que deve ser avaliada em cada caso concreto.
DISPOSITIVOS LEGAIS: RIR, art. 75, III; PN CST nº 60/1978, itens 3, 3.1 e 3.2.
(Data da Decisão: 15.5.2006 20.06.2006)”

e) contribuições a sindicatos de classe, associações científicas e outras associações desde que a participação nas entidades seja necessária à percepção do rendimento;

f) pagamentos efetuados a terceiros sem vínculo empregatício, desde que caracterizem despesa de custeio necessária à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora;

“ACÓRDÃO 102-47.227
Órgão: 1º Conselho de Contribuintes / 2a. Câmara
1º Conselho de Contribuintes / 2a. Câmara / ACÓRDÃO 102-47.227 em 11.11.2005
IRPF – Ex(s): 1998
LIVRO CAIXA – DEDUTIBILIDADE DE DESPESAS – ADVOGADO – Os pagamentos efetuados por advogado a outros advogados sem vínculo empregatício podem ser deduzidos quando comprovadamente necessários à percepção da receita e manutenção da fonte produtora e apresentados documentos probantes da efetividade dos serviços prestados.
Recurso provido.
Por unanimidade de votos, DAR provimento ao recurso.
(…)
Recorrida: 4ª TURMA/DRJ-CURITIBA/PR
(Data da Decisão: 11.11.2005 17.03.2006)”

g) despesas com propaganda da atividade profissional, desde que a propaganda se relacione com a atividade profissional da pessoa física;

ACÓRDÃO 106-12.870 em 17/09/2002. Publicado no DOU em: 10.02.2003.
Órgão: 1º Conselho de Contribuintes / 6a. Câmara. ACÓRDÃO 106-12.870 em 17.09.2002.
LIVRO CAIXA – DESPESA COM PLACA INDICATIVA – A placa indicativa não pode ser considerada como despesa de custeio para efeitos de ser apropriada como despesa no livro caixa, posto que é material de duração prolongada, não se enquadrando na definição de material de consumo.

h) gastos relativos à participação em congressos e seminários – despesas efetuadas para comparecimento a encontros científicos, como congressos, seminários etc., se necessárias ao desempenho da função desenvolvida pelo contribuinte, observada, ainda, a sua especialização profissional, podem ser deduzidas, tais como os valores relativos a taxas de inscrição e comparecimento, aquisição de impressos e livros, materiais de estudo e trabalho, hospedagem, transporte, desde que esses dispêndios sejam escriturados em livro Caixa, comprovados por documentação hábil e idônea e não sejam reembolsados ou ressarcidos. O contribuinte deve guardar o certificado de comparecimento dado pelos organizadores desses encontros.

Há de se destacar que a legislação não fornece uma relação exata do que é dedutível como despesa no Livro Caixa, devendo o contribuinte se pautar pelas informações prestadas pelo fisco, bem assim pelo bom senso, lembrando sempre que as informações prestadas são de sua responsabilidade.

Algumas regras básicas, todavia, constam deste Roteiro. É o caso das despesas que, não sendo necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora dos rendimentos, não serão dedutíveis. De qualquer forma, a subjetividade que norteia a questão traça uma linha muito tênue dificultando, em muitos casos, a decisão do que pode e o que não pode ser dedutível.

Pode-se, até com pouco esforço, entender necessária como sendo a despesa que pode levar a certo resultado, muito embora, o fisco prefira a definição de inevitável ou de indispensável. Ou seja, para o fisco, não basta a despesa ser necessária, é preciso que seja inevitável ou indispensável.

As decisões em processo de consulta são uma boa forma de se pautar pela admissibilidade ou não de determinadas despesas, podendo o contribuinte, inclusive, efetuar consulta própria ao fisco acerca da possibilidade de dedução de despesas escrituradas em Livro Caixa.

Fundamentação: Perguntas e Respostas da RFB, Parecer Normativo CST nº 60/1978 e jurisprudência citada.

VIII – Observações adicionais

VIII.1 – Rendimentos comuns

Os rendimentos recebidos por dois ou mais profissionais, que não constituam sociedade, mas utilizam um mesmo imóvel com despesas em comum como aluguel, telefone, luz, auxiliares, mas com receitas totalmente independentes devem ser computados no Livro Caixa de cada um, rateando-se a escrituração das despesas comuns.

Fundamentação: Parecer Normativo CST nº 44/76.

VIII.2 – Emissor de Cupom Fiscal – ECF

Não basta que o documento comprove a efetivação do pagamento, é indispensável que a comprovação alcance a natureza do dispêndio. Por essa razão, os documentos emitidos por máquinas registradoras ou simplificados não se prestam à comprovação. Aceitam-se, entretanto os comprovantes emitidos por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF que contenham, em relação à pessoa física compradora, no mínimo:

a) a sua identificação, mediante a indicação do número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF, se pessoa física, ou no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ, se pessoa jurídica;

b) a descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que resumida ou por códigos;

c) a data e o valor da operação.

Fundamentação: art. 61 da Lei nº 9.532/97.

VIII.3 – Representante comercial

O representante comercial autônomo pode deduzir da receita decorrente do exercício de sua atividade profissional, as despesas efetuadas com hospedagem durante suas viagens de negócios, desde que não sejam reembolsadas ou ressarcidas e que as viagens sejam necessárias à percepção da sua receita. (Processo de Consulta nº 127/04. Órgão: SRRF / 7a. Região Fiscal. Publicação no D.O.U.: 18.06.2004).

Da mesma forma, podem ser deduzidas pelo representante comercial autônomo as despesas com transporte, locomoção, combustível, estacionamento e manutenção de veículo próprio, quando correrem por sua conta, bem como os dispêndios com troca de pneus, óleo, bateria, peças e mão-de-obra de manutenção (Processo de Consulta nº 167/05. Órgão: SRRF / 8a. Região Fiscal. Publicação no D.O.U.: 16.08.2005).

Fundamentação:Processo de Consulta SRRF / 7a. RF nº 127/04 e Processo de Consulta SRRF / 8a. RF nº 167/05

VIII.4 – Despesas com contabilidade

Dada a complexidade da legislação fiscal em vigor, o profissional de ciências contábeis é indispensável para o adequado cumprimento das exigências desta legislação, motivo pelo qual as despesas com a sua contratação podem ser deduzidas no Livro Caixa para efeito de apuração do IRPF devido por profissionais liberais.

Fundamentação: Acórdão 106-13.557 de 15.10.2003, da 6ª Câmara do 1º Conselho de Contribuintes.

VIII.5 – Despesas com celular

Os gastos com telefone celular, quando usado no exercício da atividade profissional, independentemente do horário em que é utilizado, se incluem nas despesas de custeio necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, de que trata o artigo 6º da Lei nº 8.138/1990, conforme entendimento emanado pela 2ª Câmara do 1º Conselho de Contribuintes.

Fundamentação: Acórdão 102-48.044 em 08.11.2006.

VIII.6 – Escrituração de valores restituídos

Qualquer valor levado ao livro Caixa como dedução, se devolvido ao contribuinte por cancelamento da operação, ou por ter sido considerado indevido, deve retornar àquele instrumento na forma de RECUPERAÇÃO DE DEDUÇÃO.

Ao longo do período de vigência dos Decretos-lei nºs 2.445 e 2.449/88 as serventias extrajudiciais não-oficializadas estiveram sujeitas ao pagamento da contribuição ao Programa de Integração Social – PIS, mediante a aplicação da alíquota de 0,65% sobre a receita bruta da atividade.

Ocorre, porém, que, por decisão da Suprema Corte, os referidos legais diplomas foram declarados inconstitucionais, tendo a sua executoriedade suspensa pelo Senado Federal – Resolução nº 49/95 – o que acarretou o ajuízamento de centenas de AÇÕES ORDINÁRIAS DE REPETIÇÃO DO INDÉBITO e de PEDIDOS ADMINISTRATIVOS DE RESTITUIÇÃO DE VALORES PAGOS APÓS A SUSPENSÃO DA SUJEIÇÃO, dos quais muitos já foram pagos.

Trata-se, sem dúvida, de rendimento tributável, vez que, sobre as parcelas pagas não incidiram as regras de tributação, isso quando os pagamentos efetuados ao PIS tiverem sido escriturados como despesa. O documento de prova da receita é a ordem de crédito bancário efetuado pelo órgão responsável pela restituição, ou o reconhecimento do direito creditório que contenha o valor do crédito, quando este for compensado com outros tributos a recolher. Nesse caso, deve-se escriturar o crédito como receita como se recebido houvesse, e o débito compensado como se pago tivesse.

Fundamentação: Resolução Senado Federal nº 49/1995

IX – Informação na Declaração de Imposto de Renda

Na Declaração de Imposto de Renda, as despesas escrituradas em Livro Caixa devem ser informadas na penúltima coluna da ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoas Físicas e do Exterior”.

Atente-se que mesmo os autônomos que não tenham recebido rendimentos de outras pessoas físicas (ou do exterior) deverão informar essas despesas nessa ficha. Nesse caso, os rendimentos recebidos de pessoa jurídica deverão constar separadamente na ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de PJ”.