Como preparar sua clínica ou consultório para o e-Social?

Todas as empresas devem se preparar para o E-social, programa do governo federal que procura a consolidação e unificação do envio de informações relacionadas aos trabalhadores por parte de seus empregadores (empresas ou pessoas físicas).

Com o E-Social, as obrigações acessórias (obrigações trabalhistas) serão reunidas em um único lugar, agrupando todas as informações de forma padronizada. 

 

Obrigações trabalhistas e multas

As obrigações trabalhistas são aquelas que sua clínica, bem como qualquer outra empresa, devem cumprir. Elas independem do tamanho, do número de funcionários e do tipo de atividade que a empresa exerce. São obrigações trabalhistas:

  • Folha de pagamento;
  • Contribuições previdenciárias;
  • Notificações de acidentes de trabalho;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Aviso prévio;
  • Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Formulários virtuais;
  • Preenchimento de guias.

As obrigações trabalhistas estão definidas no Código Tributário Nacional e, se não forem cumpridas, acarretam multas administrativas. Com o E-Social, a fiscalização das empresas ocorrerá de forma automática e o não-cumprimento da lei incorrerá em multas que vão de R$ 200,00 a R$ 180.000,00.

 

Envio de documentação

Como já se sabe, a transmissão passa a ser digital, através do programa do E-Social. As informações que forem enviadas devem contar a assinatura digital do empregador e cada tipo de informação terá um prazo para envio.

Por exemplo: informações a respeito de admissões devem ser enviadas com um dia de antecedência, ASO deverá ser transmitido no momento da sua ocorrência, arquivos de afastamento só poderão ser enviados depois que a CAT for emitida, informações de folha de pagamento devem ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente, alterações de salário devem ser enviadas no dia subsequente à data de alteração entre outras. O profissional responsável pela transmissão desses dados deve ficar atento a esses prazos e à consistência das informações enviadas, visto que erros e atrasos podem resultar em multas e penalidades.

Atualmente grande parte das empresas enviam as informações em períodos diferentes e, em alguns casos, reúnem os dados para que sejam registrados de uma só vez. Com a implementação do E-Social, automaticamente essa prática deixará de existir e passa a ser respeitado o prazo para cada tipo de atividade diferente.

Certifique-se de que todos os atestados médicos de admissão, periódicos, relativos à troca de função ou de retorno ao trabalho estejam atualizados. Dados dos funcionários, como CPF e CNIS, devem estar corretos no cadastro. Defina regras claras para evitar erros.

 

Integração de todos os setores e treinamentos

A clínica poderá contar com a ajuda de um software especializado que possa ajustar-se ao E-Social e otimizar a integração dos setores, principalmente dos processos do departamento de recursos humanos.

Como, de modo geral, o contador será o responsável pela entrada dos dados no sistema de E-Social é fundamental que a clínica esteja trabalhando em perfeita harmonia também com ele, evitando o envio de informações erradas.

 

Prazos estimados para implantação do programa.

Etapa 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões – e-SOCIAL já foi implantado em janeiro de 2018 em diante.


Etapa 2 – Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados).

Fase 1: Julho/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

 

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