“Revitalize a sua empresa através de planejamentos estratégicos”

“REVITALIZE A SUA EMPRESA ATRAVÉS DE PLANEJAMENTOS ESTRATÉGICOS”

O futuro da empresa depende especialmente das atitudes e do comportamento empreendedor que a direção e seus colaboradores…

Como se sabe, os profissionais de saúde e as empresas do ramo médico têm encontrado muitos desafios no desempenho de seus negócios. As transformações ocorridas nos últimos anos, em praticamente todos os aspectos que as envolvem, leva-nos a necessidade de mudanças e ao desenvolvimento de dinâmicas, que desconsideradas podem acarretar conseqüências fatais.

O futuro da empresa depende especialmente das atitudes e do comportamento empreendedor que a direção e seus colaboradores colocam em prática hoje. A empresa hoje não será a mesma amanhã. O seu foco deve ser interno e externo. Suas ações precisam ser planejadas e rapidamente implantadas. É necessário fazer um diagnóstico e refletir sobre o mercado. É importante rever todos os custos e despesas, porém, muito cuidado ao cortar os gastos que valorizam o cliente e são notados por ele. O que é gasto com os clientes, não é despesa e sim investimento. É mais barato manter um cliente ativo, do que conquistar um cliente novo. É importante fidelizá-los, para depois conquistar novos clientes. Oferecer serviços que superem as expectativas dos clientes, de forma sistemática e personalizada é questão de sucesso nos negócios.

É preciso saber enfrentar as dificuldades. A empresa deve correr riscos calculados, trabalhando com planejamento e controle. Todas as possibilidades e a qualidade de retorno dos investimentos devem ser analisadas antes da promoção de qualquer empreitada. Só o que não pode é a empresa ficar parada, sem fazer nada. Com coragem, liderança e iniciativa muitas medidas poderão ser tomadas, depois de estudar o mercado atual, que refletirá positivamente na saúde financeira da empresa.

As relações com os parceiros: médicos, empresas terceirizadas, fornecedores, funcionários e outros, precisam ser revistas. A direção precisa aproximar mais sua empresa dos parceiros que considera fundamentais para o seu sucesso, deixando bem claro o que a empresa espera deles, renovando esses votos, sendo franco e objetivo. Se trabalharem com sua empresa, é porque foram escolhidos como os melhores, e sendo os melhores, é preciso saber o que oferecem de positivo ao negócio da sua empresa e vice-versa.

Por exemplo, nas relações com as empresas médicas terceirizadas, é necessário rever o custo x benefício, considerando o uso do espaço, instalações, custos pessoal, energia elétrica, telefone, encargos e outros. Deve-se ainda, definir e acordar entre as partes, mediante contrato de comodato e prestação de serviços, a cobrança de um aluguel pelo espaço cedido ou um percentual sobre o faturamento, conforme prática estabelecida dentro do ramo médico.

As partes devem questionar-se: O que esta relação representa comercialmente e financeiramente para a minha empresa? Parceria só é boa se for interessante para as duas partes.

Com relação as obrigações em atraso (fornecedores, impostos, compromissos bancários, etc.), é mais interessante a obtenção de financiamento de capital de giro de longo prazo, renegociações ou de parcelamentos, que permita cobrir dívidas de curto prazo, evitando altos pagamentos com multas, juros, taxas, protestos e dívida ativa, que além de onerar as empresas, cria restrições de crédito, permitindo que a empresa trabalhe melhor suas finanças, fruto de suas vendas, desembolsando seus compromissos a longo prazo.

Quanto aos aspectos legais, anualmente os estabelecimentos de saúde precisam renovar suas licenças de funcionamento, a saber:

VIGILÂNCIA SANITÁRIA – renovação até 30 de abril. Se for do município, não paga renovação.
CREMERJ – pagamento até 31 de março, renovando o CART e o Certificado.
BOMBEIRO – renovação a cada dois anos, de acordo com o COSIP.
LETREIROS – renovação anual de acordo com a Secretaria de Urbanismo da Prefeitura.
CONS. REG. FARMÁCIA – renovação anual até 31 de março.
DISPENSÁRIO DE MEDICAMENTOS – renovação anual no Estado até 30 de abril no Município deverá ser consultado.
CNEN – renovação anual (empresas de radiologia)
COREN – renovação anual (empresas que tenham enfermeiros)
ALVARÁ – no município do Rio de Janeiro não se paga renovação. Em outros municípios, pagamento mensal, trimestral ou anual.
IPTU – pagamento anual em cota única, com desconto, ou em cotas mensais.
CNPJ – consulta a página da Receita Federal – www.receita.fazenda.gov.br
PROGRAMAS DE INFORMÁTICA – precisam estar licenciados.
LIMPEZA E DESINFECÇÃO BACTERIOLÓGICA – anualmente.
TRATAMENTO ÁGUA E DEDETIZAÇÃO – anualmente.
PPRA e PCMSO – renovação anual.

Com referência ao mercado e a evolução das empresas, alguns aspectos precisam ser notados:

1- Estruturas organizacionais cada vez mais enxutas, tendo em vista efetuar processos decisórios ágeis e com preços competitivos.

2- Qualidade total como premissa e não como objetivo a ser alcançado. Isto porque a qualidade total, na medida em que se consolida para a maioria das empresas, deixa de ser uma vantagem competitiva.

3- Aceleração da evolução tecnológica consolidando uma situação na qual quem não acompanhar vai ficar fora deste emergente cenário empresarial.

4- Redução do ciclo de vida dos negócios, resultante, principalmente, da acelerada evolução tecnológica e do crescimento do nível de exigência dos clientes. Hoje, existe na rede privada um excesso de oferta de leitos hospitalares.

5- Redução do nível de desperdício das empresas.

6- Ampliação e fortalecimento do nível de concorrência entre as empresas, enfatizadas pela criação de vantagens competitivas reais, duradouras e sustentadas. (Como conseqüência desta nova realidade, as vantagens competitivas estão se tornando cada vez menores ou menos perceptíveis pelo mercado comprador, pois está ocorrendo a gradativa redução de preços (que é estabelecida pelo mercado) bem como o aumento de custos).

7- Evidência no princípio de ser maior não é o melhor. Embora algumas empresas devam permanecer grandes para atender seus objetivos, as empresas menores se mostram cada vez mais ágeis e voltadas aos clientes.
8- Empresas globalizadas. A globalização da economia exige empresas com competência no mercado interno para enfrentar a concorrência.

Outras medidas precisam ser tomadas, para preencher a ociosidade existente, considerando a empresa possuir uma estrutura administrativa e operacional suficiente que permita alavancar seus negócios, aumentando suas vendas e sua rentabilidade.

a) Novos credenciamentos, melhor política de preços junto aos convênios, facilidade do cliente em pagar sua fatura pelo cartão de crédito (opção de parcelar em algumas vezes), negociar quando possível, a conta em atraso do cliente particular, evitando enviar para o jurídico em face dos altos custos processuais, a morosidade da justiça e a dificuldade de execução dos bens do devedor, que geralmente são impenhoráveis. Analisar o custo x benefício dos pacotes médicos cirúrgicos junto aos convênios e particulares. Divulgação (Marketing) das instalações, equipamentos e serviços oferecidos aos clientes, assim como, o seu tempo de existência e o que a empresa tem a oferecer aos seus clientes.
b) Marketing interativo e em parceria com outras empresas.
c) Participação em eventos científicos.
d) Palestras
e) Portifólios a classe médica e clientes em potencial. Como exemplo, a Rede DÓR a cada bimestre distribui 12.000 exemplares do Informativo MED DÓR, trazendo matérias científicas suas e de seus colaboradores, dividindo o custo de sua elaboração com diversos parceiros e empresas ligadas a área de saúde. Este trabalho de Marketing tem sido feito por uma grande quantidade de empresas do ramo médico.
f) Possibilidade e interesse de diversificação de mais algum serviço da área médica que possa utilizar o tempo e espaço ocioso existente e que possa trazer uma melhor lucratividade.
g) Repasse de honorários médicos a ser feito o mais breve possível após o recebimento dos convênios, descontando-se os impostos incidentes sobre a receita pertencente ao médico. O atraso deste repasse causa insatisfação entre os profissionais de medicina, o que não é bom para a parceria tão importante dos médicos e as Clínicas e Hospitais.
h) Procurar contratar funcionários que morem perto da empresa. Há casos em que o funcionário recebe mais de vale transporte do que de salário. Evitar comprar férias.
Fazer compensação de horas extras. Evitar recibos de RPA que oneram em 20%. Redimensionar, se possível, a quantidade de funcionários em cada setor, analisando as tarefas executadas, salário pago e se existe repetição do mesmo serviço, por falta de integração da informática.
i) Apuração de glosas e recuperação de impostos incidentes sobre fato gerador não realizado.
j) Evitar contrair compromissos que tenham vencimentos antes do prazo do recebimento maior do faturamento da Clínica, evitando-se assim, pagamento de juros e acréscimos moratórias. Fazer cotação de preços e maior prazo de pagamento com o maior número de fornecedores.

Se a empresa for tributada pelo lucro real, adquirir bens e equipamentos através de contratos de arrendamento mercantil, para a dedução da base de cálculo do imposto de renda e c.social. Se for adquirido por financiamento em moeda estrangeira, lançar como despesas de correção monetária passiva, a variação cambial. Poderá também, caso imobilize o bem, aproveitar as depreciações do ativo imobilizado, procedendo a utilização da depreciação acelerada para os bens que forem comprovadamente utilizados em período superior a 8 horas. Isto deverá ser acompanhado de um laudo do INT – Instituto Nacional de Tecnologia. Se for tributada pelo lucro presumido, observar a margem de lucratividade, para saber qual a melhor forma de tributação para a empresa.

Outro ponto importante é o CONTROLE INTERNO DA EMPRESA. Que significa, proteger seus bens, conferir a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e estimular a obediência às normas administrativas estabelecidas. Quanto às operações de tesouraria, todo o movimento de entradas e saídas deverá ser feito pela conta bancária (recebimentos de clientes, pagamentos a terceiros, aquisições e resgates de títulos e valores mobiliários, ingressos e pagamentos de empréstimos). A conta caixa deve restringir-se ao montante suficiente para pagamento de pequenas despesas diárias.

Não se deve permitir a dissimulação do desvio de ingressos de recursos por omissão de lançamentos, manipulação de registros, manipulação de documentos e desvios dos procedimentos de controle. Um método bastante conhecido pela manipulação de registros, é o desvio de recebimento de um cliente e cobertura da falta com o recebimento de outro, cuja importância é, por sua vez, encoberta com recebimentos de outros clientes, dias após.

Com referência a pagamentos ou saída de recursos, a dissimulação pode ser feita por manipulação de registros, manipulação de documentos e desvios dos procedimentos de controle. Por meio da manipulação, é possível preparar documentos falsos para fazer o pagamento parecer correto, embora de fato não seja, ou o uso dos mesmos documentos para mais de um pagamento.

As falhas de controle interno mais comuns na área de tesouraria são:

1 – Recebimentos

1.1- valores recebidos e não pronta e integralmente depositados.
1.2- proteção inadequada de valores não depositados.
1.3- funções de contabilidade exercidas pelo caixa.
1.4- funções de controle de contas a receber e a pagar exercida pelo caixa.
1.5- cheques assinados em branco, em poder do caixa.
1.6- recibos de caixa assinados ou mantidos por outras pessoas que não o caixa.
1.7- recibos usados pelo caixa inadequadamente controlados (numerados).
1.8- cheques recebidos pelo Correio, indevidamente enviados à contabilidade.
1.9- recebimento de vendas a vista sem identificação com as transações originais.
1.10- registro de recebimentos não preparados adequada ou prontamente.
1.11- recebimentos não registrados diariamente.
1.12- não-comprovação do registro de recebimento com ficha de depósito.
1.13- ficha de depósito autenticada pelo banco, não enviada diretamente ao controller.
1.14- não envio de extratos de contas a clientes.
1.15- não-conciliação do razão geral com o auxiliar de contas de clientes.
1.16- não-conciliação / análise de contas a receber (clientes).
1.17- cheques irregulares devolvidos pelos bancos, não enviados diretamente ao controller.
1.18- recebimentos de cheques pré ou pós-datados.

2 – Pagamentos

2.1- cheques e recibos de caixa em branco, inadequadamente protegidos ou controlados.
2.2- assinaturas ou espaços para assinaturas não destruídas ou removidas nos cheques cancelados.
2.3- lançamentos para cancelar cheques, não “cruzados” adequadamente com o lançamento original.
2.4- cheques pendentes há mais de seis meses e não cancelados.
2.5- procedimento previsto para emissão de cheques não seguidos.
2.6- cheques em branco ou obsoleto não destruídos.
2.7- registros de pagamentos não mantidos adequadamente.
2.8- cheques não datados e lançados na ocasião da emissão.
2.9- pagamentos exigindo urgência, não registrados no registro de cheques.
2.10- documentação para pagamento preparada por outros que não funcionários autorizados da contabilidade.
2.11- clichês de assinatura não controlados adequadamente.
2.12- delegação imprópria de responsabilidade para assinatura de cheques (procuração).
2.13- cheques pagáveis a procuradores assinados ou rubricados pelo favorecido.
2.14- procurações desatualizadas.
2.15- falta de manutenção de registro das assinaturas dos procuradores.
2.16- controle inadequado sobre cheques prontos e ainda não enviados ao favorecido.
2.17- documentos de pagamentos, cancelados por pessoas não autorizadas.
2.18- documentos de pagamentos, cancelados inadequadamente.
2.19- pessoas não autorizadas mantendo o registro de cheques.
2.20- faturas pagas com antecipação ao processamento normal, não registradas no registro de cheques.
2.21- faturas pagas com antecipação ao processamento normal, não controladas.
2.22- pessoal de contas a pagar não possui lista das assinaturas autorizadas.
2.23- pessoal de contas a pagar não possui regulamentação indicando níveis de aprovação dos pedidos.
2.24- itens antigos constantes das fichas de fornecedores sem investigação.
2.25- falta de conciliação dos extratos dos fornecedores com os saldos de contas a pagar.
2.26- extratos de fornecedores não enviados diretamente ao controller ou funcionário independente ao setor de contas a pagar.
2.27- delegação imprópria de responsabilidade para reconciliações bancárias.
2.28- reconciliações bancárias inadequadamente executadas e aprovadas.

3 – Geral

3.1- pessoas não autorizadas em contato com bancos.
3.2- conta bancária aberta sem a devida aprovação.
3.3- acesso irrestrito às senhas ou terminais (microcomputadores, terminais, etc.)
3.4- extratos bancários e cheques cancelados acessíveis ao caixa.
3.5- itens pendentes de longa data apresentados nas reconciliações bancárias não investigadas.
3.6- não obtenção de confirmações diretas das instituições financeiras.

O ponto fundamental em uma estrutura de CONTROLE INTERNO DA EMPRESA é a Organização da empresa e a conseqüente Distribuição de funções. Para orientação demonstramos a seguir por meio de organogramas, em que as linhas de hierarquias são explicitadas, assim como o envolvimento de cada pessoa nas rotinas dos negócios desenvolvidos.

É importante lembrarmos, que para que se possa obter um diagnóstico mais completo acerca da solidez da empresa, vários aspectos precisam ser relevados:

1- alto grau de endividamento nem sempre é sinônimo de insolvência – a empresa poderá estar endividada, mas pagar seus compromissos em dia. Isto é possível, por exemplo, nos casos em que a empresa consegue renegociar facilmente suas dívidas.
2- a empresa poderá apresentar baixo grau de liquidez em curto prazo, porém um bom grau de liquidez em longo prazo e vice-versa.

3- a empresa poderá contar com alto grau de liquidez, mas não dispor de dinheiro para pagar seus compromissos imediatos.

A revitalização da empresa dependerá muito da boa política adotada, visando melhorar sua situação financeira através de redução de custos e despesas e aumentar volume das vendas através de tomada de medidas adequadas. A empresa mantendo uma boa política de renegociação de dívidas, de contenção de despesas e aumento da rentabilidade, conseguirá, em médio prazo, apresentar graus de endividamento e liquidez satisfatórios, estruturando-se adequadamente sob o ponto de vista econômico e financeiro.

Diretores:

Vitor Marinho

Vinicius Marinho

Vitor Marinho Filho

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