O que é documentação hábil para a contabilidade?

O Que Pode Ser Considerado Como “Documentação Hábil” Para a Escrituração Contábil?

Trata de demonstrar quais os tipos de documentos podem ser considerados hábeis para a escrituração contábil e auxiliar todos os profissionais da área contábil/auditoria no momento de efetuarem lançamentos, análises, etc.
Sabemos que todos os fatos e ocorrências que afetam o patrimônio de uma empresa devem ser corretamente escriturados pela contabilidade desta e também temos o entendimento de que cada lançamento efetuado deve ser comprovado pela devida documentação hábil relacionada àquele fato.

Em termos conceituais, a expressão “documentação hábil” é definida pela NBC ITG 2000 – Escrituração Contábil, como sendo:

[…]

1.     1.              Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.

2.      

3.     2.              A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.

1.     3.              Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo responsável pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro público competente.

[…]

Esta parte teórica e conceitual acerca da definição de documento hábil e seu significado já é de conhecimento dos profissionais envolvidos com a área contábil e a legislação existente sobre o assunto é vasta e completa.

Mas existe uma lacuna para os contadores, auditores e demais profissionais envolvidos, que sentem grande necessidade de informações práticas acerca da documentação base para o registro dos fatos contábeis.

Afinal, o que pode e o que não pode ser considerado documento comprobatório para o lançamento/escrituração contábil?

Qual documento deve ser apresentado à contabilidade referente à despesa incorrida?

Tais preocupações são pertinentes porque a responsabilidade de um contador sobre os lançamentos efetuados é de nível elevado. A situação se agrava quando percebemos que a mesma importância dada pelos contadores e auditores sobre esta documentação não é dada por outros agentes do negócio como administradores, proprietários, funcionários, etc., e perde-se muito tempo em função disto.

contabilidade acaba se sujeitando a contornar situações impostas pelo simples fato de existir seguidas negligências relacionadas à apresentação de uma documentação idônea.

Segundo uma compilação feita da legislação contábil acerca do tema documentação contábil, podemos citar como hábeis os seguintes documentos:

– Notas Fiscais de Vendas de Mercadorias e Serviços (SINIEF);

–  NFe  – Nota Fiscal Eletrônica e outros registros eletrônicos e documentos. (Contabilidade Digital);

– Documentos expedidos por tabeliães, escrivães e demais serventuários de ofício (inciso I do art. 197 do CTN);

– Documentos fornecidos por bancos, casas bancárias, caixas econômicas e demais instituições financeiras (inciso II do art. 197 do CTN);

– Documentos fornecidos por empresas de administração de bens (inciso III do art. 197 do CTN);

– Documentos fornecidos por corretores, leiloeiros e despachantes oficiais (inciso IV do art. 197 do CTN);

– Documentos fornecidos inventariantes (inciso V do art. 197 do CTN);

– Documentos fornecidos síndicos, comissários e liquidatários (inciso VI do art. 197 do CTN);

– Documentos fornecidos por quaisquer outras entidades ou pessoas que a Lei designe (inscritas no CNPJ e CPF), em razão de seu cargo, ofício, função, ministério, atividade, ou profissão (inciso VII do art. 197 do CTN);

– Documentos fornecidos por peritos em avaliação de bens ou por empresas especializadas (artigo 8º da Lei 6.404/76);

– Documentos fornecidos por empresas comerciais, industriais ou prestadoras de serviços caracterizados como orçamento a preço de mercado (procedimentos semelhantes às licitações públicas – Lei 8.666/1993);

– Documentos fornecidos com base em arbitragem procedida nos termos da Lei 9.307/1996;

– Documentos de comércio exterior – Importação e Exportação – Legislação sobre preço de transferência – Valoração Aduaneira – Regulamento Aduaneiro;

– Documentação de operações cambiais realizadas em conformidade com o disposto no RMCCI – Regulamento do mercado de câmbio e capitais internacionais;

– Documentação relativa à operações com Ouro (instrução normativa SRF 049/2001);

– Documentos fornecidos com base em decisão judicial.

*Fonte: COSIFe

Notamos aqui que a relação é vasta e abrange o tipo e natureza das operações envolvidas. Não é nosso intuito detalhar o aspecto de cada documento hábil citado (que pode ser pesquisado separadamente em cada base legal citada), mas queríamos apenas evidenciar a natureza de cada documentação.

Utilizando essa listagem apresentada e as referidas bases legais detalhadas e analisadas caso a caso, é possível ter um entendimento suficiente acerca da documentação hábil para a correta escrituração contábil.

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